Особенности офисного переезда: способы и правила

14.11.2019 16:40

Переезд офиса – непростая процедура. Чтобы она прошла гладко и не имела в будущем негативных последствий, нужно все правильно организовать.

Этапы переезда

Существует два варианта организации переезда офиса из одного места в другое.

Первый – заказать офисный переезд в специальной фирме. Она возьмет на себя все обязанности по организации процесса.

Второй способ – совершить переезд своими силами. Чтобы не допустить ошибок, рекомендуется делать это поэтапно.

В первую очередь, следует проинформировать сотрудников офиса и клиентов о новом месте работы.

Далее составить планы старого и нового помещения, обозначив в них расположение шкафов, столов, сейфов и прочей обстановки.

Затем нужно найти транспорт и грузчиков, готовых погрузить мебель и оборудование, доставить по новому адресу и разгрузить.

После этого можно приступать к упаковыванию вещей.

Для упаковывания техники следует выбирать коробки, максимально подходящие по размеру. Компьютерные мониторы лучше всего обернуть пузырчатой пленкой, чтобы минимизировать риск повреждения. Каждую упаковку требуется подписать.

Когда вещи будут упакованы, следует подготовить к транспортировке офисную мебель:

1. Разобрать.
2. Обернуть пленкой или бумагой.
3. Полки, столешницы, боковые элементы шкафов сложить в вертикальные стопки, чтобы сэкономить место и упростить их переноску.

Стулья и кресла для офиса лучше всего сложить попарно один на другой и зафиксировать стрейч пленкой.

Грузить мебель следует в строгом соответствии с составленным планом, учитывая ее расположение в помещении. Разгрузку выполнять по аналогичной схеме. Так удастся гораздо быстрее восстановить обстановку в новом помещении.

Сбор документов

При организации офисного переезда очень важно не потерять и не перепутать документацию в бумажном виде. Для этого рекомендуется выполнить следующие действия:

1. Рассортировать. В идеале бумаги должны храниться в офисе в специальных папках. Если их нет, придется провести сортировку бумаг по назначению, отчетному периоду и др. Документы, представляющие наибольшую важность, следует временно сдать в банковскую ячейку. Перевозить бумаги внутри шкафов категорически запрещено.
2. Упаковать. Оптимальный вариант – использовать в качестве упаковки плотные картонные коробки. В них удобно складывать, как большие папки, так и отдельные бумажные документы.

В завершение обязательно следует нанести на каждую коробку соответствующую маркировку с указанием шкафа или рабочего места, где они должны храниться.