Когда необходимо утилизировать архив и как это правильно сделать

30.01.2022 18:02

Активная трудовая деятельность, как больших, так и малых предприятий сопровождается делопроизводством. По окончании определенного срока документы сдаются в архив, а затем, по истечению срока хранения, утилизируются.

Данный процесс выполняется несколькими способами, можно заказать утилизацию на xn--80aaa2bfd6apgd.kiev.ua/utilizacziya-dokumentov-arhivov или выполнить действия самостоятельно. В мегаполисах, в том числе и в Киеве, самыми распространенными способами утилизации являются:

• уничтожение посредством шредера. В этом техническом приспособлении бумаги разрезаются на тонкие полоски, не подлежащие восстановлению, что очень важно, если в документах содержится конфиденциальная информация;
• сжигание в специальных печах;
• прессование, но перед этим, необходимо пропустить ненужные бумаги через шредер. Такой способ утилизации предполагает повторную переработку сырья.

Вернемся к такому оборудованию как шредеры. Они уничтожают документы несколькими способами, в зависимости от модели. Как говорилось выше, режут бумагу на тонкие полоски. В контейнер можно заложить сразу несколько листов. Такая разновидность называется плоскорезом.

Шредер-крошитель тщательно перетирает бумагу, попавшую внутрь него. Это очень важно для компаний, имеющих дело с секретной информацией. По окончании можно произвести прессование отходов и отправить на дальнейшую переработку. Для достаточно плотной бумаги устанавливают промышленные шредеры.

Уничтожение архива путем сжигания в печах, выполняется следующим способом. Документы, срок которых истек, упаковывают в контейнеры, запечатывают и доставляют на место утилизации. Сжигание производится без предварительной распечатки упаковки. По окончании процедуры выписывается акт об уничтожении.

Преимущества своевременной утилизации архивных документов

Переработка документов, срок хранения которых истек, должна осуществляться вовремя, поскольку они занимают в архиве слишком много места, что приводит к его переполнению.

В большинстве компаний существует часть документов, недоступная для широкого круга пользователей, относящаяся к категории секретной информации. Если данные документы случайно или осознанно обнародовать, то компания может понести серьезные финансовые убытки.   

Своевременная утилизация имеет ряд преимуществ:

• экономит  место в архиве;
• помогает сохранить в тайне информацию, недопустимую к разглашению;
• дает возможность проводить полноценное планирование и учет важных дел;
• более комфортно пользоваться деловой документацией.

Большинство компаний обращаются в специализированные организации, с целью сведения к минимуму рисков о разглашении секретной информации.